Prise de rendez-vous par téléphone, selon vos disponibilités
Une personne appelle pour prendre rendez-vous. VoxRez identifie le type de rendez-vous et les horaires qui lui conviennent. Relié à votre agenda ou à votre outil de réservation, il propose puis confirme un créneau selon vos règles. Les demandes que vous préférez valider vous-même arrivent dans votre espace client avec les détails utiles.
L'agent suit votre façon de prendre rendez-vous
Vous fixez à l'avance les rendez-vous que l'agent peut confirmer et ceux qui vous reviennent.
- Le créneau peut être confirmé
- VoxRez consulte les disponibilités, propose un horaire adapté et confirme le créneau choisi pendant l'appel.
- Vous souhaitez valider la demande
- L'agent recueille le type de rendez-vous, la période recherchée et les coordonnées. Vous retrouvez ces éléments dans votre espace client pour donner suite.
Exemple d'appel
D'une question à un rendez-vous confirmé
La demande
« Combien de temps dure un premier rendez-vous ? Je pourrais venir jeudi après 17 h ou vendredi matin. »
Pendant l’appel
VoxRez indique la durée que vous avez prévue pour ce rendez-vous : une heure. Il vérifie les créneaux d'une heure dans votre agenda ou outil de réservation et propose vendredi à 10 h.
La suite
La personne accepte. VoxRez confirme le rendez-vous et lui rappelle le jour et l'heure avant de raccrocher.
Dans votre espace VoxRez
Une demande de rendez-vous prête à confirmer
Dans cet exemple, l'institut garde la confirmation du rendez-vous. VoxRez relève le soin souhaité, deux créneaux possibles et le numéro de la cliente. Vous retrouvez l'échange dans votre espace client pour vérifier votre planning et lui répondre.
Interface réelle de l'espace client VoxRez, avec des données fictives de démonstration.
Ce que vous définissez pour chaque rendez-vous
Vous indiquez à VoxRez les rendez-vous proposés, le temps à prévoir pour chacun et les questions utiles à poser pendant l'appel.
Les types de rendez-vous et leur durée
Un premier échange et un suivi peuvent demander des créneaux différents. Vous définissez leur durée pour que l'agent cherche une disponibilité adaptée à la demande.
Les précisions à recueillir
Vous choisissez les informations utiles selon le rendez-vous : motif de la demande, préférences horaires ou coordonnées. L'agent les recueille au fil de la conversation.
Questions fréquentes
Les points à éclaircir
VoxRez peut-il confirmer un rendez-vous pendant l'appel ?
Oui. Pour les rendez-vous que vous autorisez, VoxRez consulte les disponibilités de votre outil connecté, propose un créneau et confirme celui que la personne choisit.
Que se passe-t-il si je n'ai pas d'agenda connecté ?
VoxRez recueille le type de rendez-vous souhaité, la période recherchée et les coordonnées. La personne sait pendant l'appel que vous lui confirmerez le créneau.
Peut-il modifier un rendez-vous existant ?
Il prépare le déplacement : il relève le rendez-vous initial, le nouveau créneau souhaité et les coordonnées. Vous confirmez ensuite la modification dans votre planning.
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Testons vos demandes de rendez-vous les plus fréquentes
Partons de vos types de rendez-vous, de vos disponibilités et des cas que vous souhaitez valider vous-même.