Quand la salle se remplit, décrocher veut dire quitter un client pour en accueillir un autre. L’agent vocal VoxRez prend le relais au téléphone : il répond avec vos informations, prépare les demandes de table et peut confirmer une réservation lorsque votre système et vos règles le permettent.
Le quotidien
Une table s’installe, les plats sortent, le téléphone sonne. Décrocher coupe le service ; laisser sonner fait attendre quelqu’un qui voulait peut-être venir ce soir.
Une table passe de quatre à six couverts ou demande la terrasse. Ce détail peut changer votre organisation, alors que personne n’a le temps de reprendre l’appel immédiatement.
Après le dernier service, les questions sur demain et les demandes de réservation continuent. Le répondeur les reporte au moment où la mise en place recommence.
En pratique
Pour chaque demande, l'agent recueille les informations utiles et suit les règles que vous lui confiez.
Informations recueillies
Date, heure, nombre de couverts, nom et coordonnées utiles.
Traitement de l'appel
VoxRez vérifie et confirme si le système de réservation connecté et vos règles le permettent ; sinon, il prépare la demande pour votre équipe.
Informations recueillies
Réservation concernée et changement souhaité.
Traitement de l'appel
L’équipe récupère le contexte et décide de la suite. Aucun changement n’est annoncé comme acquis sans vérification.
Informations recueillies
La question sur les horaires, l’accès, la terrasse ou la carte.
Traitement de l'appel
L’agent répond à partir des informations que vous avez validées ; si elles manquent, il transmet la question.
La logique de votre restaurant
La bonne réponse dépend du service, du nombre de couverts et de ce que votre établissement accepte de confirmer au téléphone. C’est à partir de ces règles que VoxRez traite la demande, pas à partir d’une promesse identique pour toutes les tables.
01 / Réserver
Lorsque le système connecté montre une disponibilité compatible, l’agent peut confirmer la réservation pendant l’appel.
02 / Faire valider
Pour une grande tablée ou une privatisation, il rassemble date, taille du groupe, occasion et coordonnées, puis passe la main selon vos consignes.
03 / Ne pas inventer
L’appelant sait que sa demande reste à confirmer. Votre équipe reçoit les éléments nécessaires pour la reprendre.
Le cadre
Vous donnez à l’agent les informations et les consignes qui reflètent votre façon de travailler.
Horaires, accès, terrasse et éléments de carte à communiquer. Vous les actualisez lorsqu’ils changent.
Services ouverts, capacité, taille des tables et conditions de confirmation : l’agent s’appuie sur votre système et sur les consignes que vous avez fixées.
Vous désignez les demandes à reprendre — groupes, privatisations, questions sur les allergies — et la personne à joindre lorsqu’un transfert est souhaité.
Avant de décider
Quand VoxRez est relié à votre système de réservation, une réservation confirmée y est enregistrée. Selon votre configuration, l’agent peut aussi recueillir une demande à faire valider par l’équipe. Le fonctionnement précis est défini avec vous avant la mise en service.
Il recueille la demande et la transmet à votre équipe selon vos consignes. Il ne confirme pas qu’un plat convient au client : seule votre équipe peut répondre sur sa composition et sa préparation.
Oui. Vous définissez les situations dans lesquelles VoxRez transfère l’appel à une personne, par exemple pour une demande qui exige votre accord. Si le transfert n’est pas possible, l’agent recueille les informations nécessaires pour que l’équipe reprenne la demande.
La prochaine étape
Réservations, questions de carte, demandes de groupe : parlons de votre service et des règles que vous voulez garder en main.
