Pendant un soin, l'esthéticienne ne peut pas laisser sa cliente pour répondre au téléphone. VoxRez accueille les appels de l'institut, renseigne avec les informations que vous avez validées et recueille les demandes de rendez-vous. Il confirme un créneau uniquement si la prestation, la praticienne et la disponibilité sont vérifiables.
Le quotidien
Une cliente appelle pour réserver un soin alors que personne ne peut interrompre une prestation. Le téléphone ne devrait pas imposer de choisir entre elle et les clientes présentes.
Une personne demande « un soin du visage » sans connaître sa durée ou la praticienne adaptée. Un créneau générique peut être insuffisant.
En pratique
Pour chaque demande, l'agent recueille les informations utiles et suit les règles que vous lui confiez.
Informations recueillies
Prestation, période souhaitée, éventuelle préférence de praticienne et coordonnées.
Traitement de l'appel
VoxRez peut confirmer si la durée, la disponibilité et les règles de l'institut sont accessibles ; sinon, l'équipe reprend la demande.
Informations recueillies
Objectif exprimé par la cliente, questions, préférences et moyen de recontact.
Traitement de l'appel
L'agent donne les descriptions validées sans prescrire un soin ; l'équipe conseille la cliente si un avis professionnel est nécessaire.
Informations recueillies
Rendez-vous concerné, changement demandé et nouvelles disponibilités souhaitées.
Traitement de l'appel
Le changement n'est confirmé que si le planning et vos règles permettent de le vérifier.
La logique de votre institut
Un massage, une épilation et un soin du visage ne mobilisent pas la même durée ni toujours la même personne. Ces règles doivent être définies avant de proposer une disponibilité.
01 / Prestation cadrée
L'agent cherche un créneau compatible dans le planning disponible et applique vos conditions de réservation.
02 / Demande à préciser
Si le soin, sa durée ou une éventuelle contre-indication demandent votre jugement, l'agent recueille la question et laisse l'institut répondre.
Le cadre
Vous choisissez les descriptions et tarifs communicables, les prestations réservables et les cas à reprendre.
La carte de soins et les durées associées évitent de traiter tous les rendez-vous comme un bloc identique.
L'agent ne choisit pas un soin à la place de la praticienne et n'évalue pas de situation de santé. Vous définissez les questions à transférer.
Avant de décider
Oui si le planning, la durée du soin et vos règles de réservation sont accessibles dans la configuration retenue. Sinon, il recueille une demande à confirmer par l'institut.
Il peut présenter les prestations à partir des informations que vous avez validées. Si la réponse exige un conseil professionnel ou une appréciation de santé, l'équipe reprend l'échange.
Le principe d'accueil est proche, mais les prestations et les règles de rendez-vous diffèrent. Une page dédiée présente le parcours des salons de coiffure.
La prochaine étape
Choisissons les soins réservables, les questions à poser et les demandes que votre équipe préfère traiter elle-même.
